Infolettre sur les mises à jour réglementaires et bibliothèque de conformité

Les entreprises doivent adopter une approche structurée de la conformité en se concentrant sur les éléments à haut risque. Une fois que les éléments à haut risque ont été gérés, Nimonik recommande une analyse approfondie des réglementations potentiellement applicables et des exigences d’organisation basées sur votre structure organisationnelle.

Les réglementations changent tous les jours. Pour garantir la conformité, nous recommandons de recevoir des mises à jour réglementaires au moins une fois par mois. Dans les secteurs à haut risque tels que l’exploitation minière, le pétrole et le gaz ou la fabrication de produits chimiques, il est conseillé de procéder à des révisions hebdomadaires des changements.

Un service commercial de mise à jour réglementaire tel que Nimonik est la meilleure option pour rester au courant des changements. En raison du volume des changements et de la variété des sources d’information, il peut être difficile de rester à jour sans une solution externe. Une seule mise à jour manquée ou une rotation du personnel au sein de votre organisation peut entraîner des problèmes de conformité coûteux.

Les mises à jour réglementaires ne sont qu’une partie de la solution. Pour tirer parti de ces changements, il convient de les intégrer dans un registre juridique ou un registre des obligations. Ce registre ou cette liste de documents applicables doit ensuite être classé en fonction des risques et vous devez relier les contrôles et évaluations internes aux documents pertinents. Ce n’est qu’une fois que vous aurez établi le lien entre les exigences de conformité et vos systèmes que vous pourrez dire en toute sécurité que vous avez contrôlé votre risque de conformité.

Le changement crée des opportunités et des risques. En se tenant informé, votre entreprise peut être en mesure d’identifier les opportunités de marché créées par l’évolution de la réglementation. Vous pouvez également déceler des risques qui affecteront vos produits, vos procédures ou votre entreprise. Plus tôt vous serez informé d’un changement, plus vous aurez de chances d’en exploiter le potentiel.

Il est essentiel que les bonnes personnes au sein de votre organisation voient les mises à jour réglementaires. Si les infolettres et les mises à jour ne sont pas largement distribuées, il est probable que des éléments passent inaperçus. Outre la distribution de la lettre d’information, vous devez veiller à ce que votre organisation dispose d’un processus permettant de s’assurer que les personnes lisent et analysent les informations et fournissent des informations et des actions aux parties concernées. L’information sans action ne vaut pas grand-chose, alors que l’information avec action peut changer le cours de votre activité.

Les règlements, les lois et les normes proviennent d’une grande variété de sources qui changent régulièrement. La meilleure option est d’acheter l’accès à un produit commercial robuste tel que Nimonik pour accéder à une base de données complète de documents réglementaires et recevoir des alertes. Chaque gouvernement, agence et organisme de normalisation fonctionne différemment. Ce n’est qu’avec un produit commercial tel que Nimonik que vous pouvez vous assurer que vous avez saisi toutes vos exigences.

Dans les secteurs à haut risque (mines, pétrole et gaz), nous recommandons une révision hebdomadaire. Dans les secteurs à risque moyen (industrie manufacturière), nous recommandons une révision mensuelle. Dans les secteurs à faible risque (bureaux), nous recommandons une révision trimestrielle. Chaque entreprise est différente et il est essentiel que vous examiniez les changements en fonction de vos activités commerciales, de vos ressources internes et de votre charge de conformité.

Il est important de regrouper toute source avec d’autres sources. Si vous utilisez une base de données réglementaire commerciale et un service de mise à jour tel que Nimonik, il est toujours important de valider les données avec des sites web gouvernementaux, des consultants ou d’autres sources fiables. Il n’existe pas de solution magique à tous vos besoins en matière de conformité. Une organisation doit inévitablement suivre et contrôler les données à différents endroits et dans différents formats.

Certaines associations sectorielles opèrent au niveau international, mais la plupart sont de nature nationale. Il est important de noter que les mises à jour produites par les associations industrielles ont tendance à se concentrer sur les changements les plus importants pour l’industrie en question. Les mises à jour publiées par les associations tendent à omettre les changements réglementaires de moindre importance ou les changements qui s’appliquent à toutes les entreprises. En général, vous ne devriez pas vous fier exclusivement aux mises à jour des associations sectorielles, car elles sont rarement complètes ou rapides.