3.3.15 Actions internes pour les Obligations de Conformité

Créer une Action interne

Les Actions internes vous permettent de créer, assigner et planifier des actions reliées à des documents spécifiques dans vos obligations de conformité.

Pour créer une Action interne:

Cliquez sur l’icône bleue à côté du document ou de la clause pour lesquels vous voulez créer une action.

Donnez un titre à votre action, sélectionnez une personne responsable ainsi qu’une date d’échéance, puis ajoutez des instructions.

Si vous voulez que votre Action interne se répète

• Cochez la boite « Répéter »
• Définissez la fréquence des répétitions
• (Optionnel) Sélectionnez une date à laquelle l’action devrait arrêter de se répéter.

Lorsque vous avez terminé d’entrer toute l’information pertinente, cliquez sur sauvegarder pour créer votre action interne. Un icône de notification rouge va apparaître à côté du document, indiquant combien d’Actions internes non résolues y sont associées.

Afficher les Actions internes:

Les Actions internes peuvent être affichées sur la page des Actions internes, qui est accessible par le menu des actions,

ou en cliquant sur l’icône de notification rouge, dans la colonne des Actions internes d’un document, dans vos Obligations de conformité.

Ce que vous allez voir sur cette page va être déterminé par votre rôle dans le compte.

• Les administrateurs du compte vont voir toutes les Actions internes dans le compte, leurs parties responsables ainsi que leurs dates d’échéance.
• Les utilisateurs généraux vont voir toutes les Actions internes qui leur sont assignées.

Compléter les Actions internes:

Pour compléter une Action interne, cliquez sur la case à cocher qui se trouve à côté de son titre.

Entrez vos notes de complétion dans la fenêtre contextuelle qui va apparaître, puis cliquez sauvegarder pour compléter l’Action interne.

Une fois que vous allez cliquer sur sauvegarder, la date de complétion et vos notes vont être enregistrées, puis l’action va être déplacée dans la section « Complété », sur la page des Actions internes.

Note: Compléter une Action interne n’apportera pas de modifications aux statuts des documents associés ou à l’historique de révision.