Processus de mise à jour des documents dans la bibliothèque

Selon les services auxquels vous êtes abonnés, Nimonik vous fera parvenir de l’information concernant deux types de changements réglementaires :

• Les propositions de changements (non disponibles pour tous les documents) comprennent les changements que l’autorité émettrice propose de mettre en place. Ces changements n’ont pas encore été adoptés. Habituellement, ce genre d’information contient des détails concernant les changements proposés. Il peut cependant arriver que la proposition soit d’ordre plus général, tel que lorsque l’autorité émettrice annonce son intention de mener une réforme de son régime juridique de santé et sécurité au travail. Nimonik va vous informer  des propositions de changements qui
  • sont “dignes d’intérêt”*;
  • portent sur l’environnement, santé et sécurité (ESS);
  • ont atteint une étape optimale dans le processus de proposition **; et
  • se trouvent dans l’une des juridictions suivantes :
    • Canada (fédéral et provincial)
    • États-Unis (fédéral)
    • Union européenne
    • Chine (fédéral et provincial).

• Les changements définitifs énoncent les changements dans leur version définitive, soit les changements que l’autorité émettrice a adoptée.

*Les propositions “dignes d’intérêt” sont celles qui sont jugées par nos experts comme étant d’intérêt pour une variété de secteurs d’activités ou qui sont particulièrement significatives pour un secteur en particulier.

** Nous choisissons une étape “optimale” pour que:

1. Vous aurez suffisamment d’avis du changement proposé et
2. La proposition soit à un stade assez avancé pour que la proposition ait de bonnes chances d’être adoptée

Comment Nimonik vous informe-t-il des changements proposés et définitifs 

Nimonik vous informera des changements de deux manières:

• 1.Le rapport des documents nouveaux et modifiés
  1. Vous pouvez consulter tous les changements (proposés et finals) dans le rapport des documents nouveaux et modifiés sur Nimonikapp.
  2. Vous pouvez aussi vous abonner pour recevoir un résumé mensuel par courriel de tous les changements définitifs et proposés

• Les obligations de conformité

Si vous vous êtes abonné au statut « proposé » et à recevoir automatiquement de nouveaux documents, les changements proposés seront ajoutés en tant que nouveaux documents. Ces documents seront archivés six mois après leur création.

Veuillez noter qu’une fois créés, les changements  proposés ne seront plus mis à jour. Ils fournissent simplement des informations sur les nouveaux documents potentiels ou les changements à venir des documents existants.

Lorsque vous recevez une notification concernant un changement proposé, vous devriez vérifier les informations et vous assurer que vous êtes prêt à agir une fois que le changement final est annoncé. Cela pourrait signifier l’ajout du document existant pour lequel des changements sont proposés, ou la préparation pour recevoir un nouveau document entrant. Vous pouvez également utiliser des actions internes pour communiquer avec vos collègues et vous assurer qu’ils sont informés des changements à venir et des périodes de commentaires qui peuvent nécessiter leur action ou leur attention.

Les informations que vous recevrez sur les changements finals varieront en fonction de l’importance des changements. Nimonik informe les clients des changements finals qui font l’une des choses suivantes :

• Apporter des changements finals qui affectent directement un document déjà présent dans la base de données Nimonik de manière à affecter les obligations des clients;
• Remplacer un document déjà présent dans la base de données de Nimonik par un autre document; ou
• Créer de nouveaux documents liés à l’ESS.

Il existe différents types d’actions vous informant de changements définitifs :

• Si un nouveau document est créé à la suite du changement, Nimonik émettra une “action de nouveau document”. Pour recevoir les actions relatives aux nouveaux documents et voir ajouter les documents qui vous concernent, vous devez vous assurer que les juridictions, les secteurs et les sujets qui vous concernent sont activés dans vos paramètres CO.
• « M-à-j doc » est une action qui vous informe de changements ou de l’abrogation de documents se trouvant dans l’une de vos obligations de conformité.
• « Nouvelle clause » et « M-à-j disposition » sont des actions qui vous informent de changements affectant des dispositions se trouvant dans l’une de vos obligations de conformité au niveau de la clause.

Le contenu et l’émission de l’action varieront en fonction de l’effet du changement final et des documents affectés :

Nimonik émettra des actions si le changement final apporte des changements importants aux obligations. Si ce changement est lié à l’ESS, l’action inclura une analyse du changement. Si le changement n’est pas lié à l’ESS ou affecte des documents non législatifs (par exemple, des lignes directrices, des politiques ou des normes), l’action n’inclura pas d’analyse.

Nimonik ne délivrera aucune action si :

• le changement final ne modifie pas les obligations de manière significative; ou
• le document affecté n’est pas suivi dans les obligations de conformité d’un client au moment du changement.