3.3.4 Page des Obligations de Conformité au Niveau de la Clause

Les obligations de conformité au niveau des clauses (OCNC) permettent aux utilisateurs d’évaluer la conformité et l’applicabilité de chaque clause individuelle d’un document.

Pour visualiser un document au niveau de la clause, il faut d’abord l’ « activer ». Cela peut se faire de deux manières :

• Individuellement – Cliquez sur « Activer » dans la colonne « Obligations ».

• En Gros – Sélectionnez les documents que vous souhaitez visualiser au niveau de la clause, puis cliquez sur « Activer toutes les CLCO ». Tous les documents à l’intérieur de votre sélection dont les OCNC ne sont pas activées verront leurs OCNC activées.

Veuillez noter:

• Ce ne sont pas tous les documents qui disponibles au niveau des clauses.
• Cette fonction n’apparaît que si les obligations de conformité au niveau des clauses font partie de votre formule d’abonnement.

Une fois que le niveau de clause d’un document est activé, la colonne Obligations indique le nombre de clauses que ce document contient et le nombre de clauses qui font l’objet d’un suivi. Pour en savoir plus sur le suivi des clauses, veuillez consulter la page « Suivre des clauses« .

Informations Principales

Tout comme la page OC au niveau du Document, la page OC du niveau de Clause contient des informations essentielles qui seront affichées dans les colonnes suivantes :

• Clause – Numéro de la clause
• Classe/Type de clause – Indique la classification d’une clause. Voir la section « Classifications des clauses » ci-dessous pour plus de détails.
• Original Text – Texte original de la clause
• Suivre – Affiche le statut suivi/non suivi d’une clause.
• Évaluation – Affiche l’évaluation qui a été attribuée à la clause par votre équipe.
• Partie Responsable -La personne ou l’équipe qui est responsable de la clause.
• Historique des Évaluations – A list of each time the clause was updated by the issuing body (external actions) or reassessed by your team.
  • Pour plus d’informations sur ce qui est affiché dans l’historique d’évaluation, voir « Historique d’évaluation et actions externes » dans la section Vue d’ensemble des registres des obligations de conformité.
• Actions internes – Montre les actions internes associées à la clause.
• Champs personnalisés – Texte additionnel, date, calculateur de risque, ou d’utilisateur supplémentaire que vous pouvez ajouter à vos obligations de conformité.
  • Pour plus d’informations sur les champs personnalisés, voir « Champs personnalisés sur les registres des obligations de conformité » dans la section Aperçu des registres d’obligations de conformité.

De plus, vous verrez un lien « info » à la fin du texte de chaque clause. En cliquant sur ce lien, vous ouvrirez une modalité qui vous permettra de voir:

• Texte complet de la clause – Le texte non tronqué de la clause
• Réflexion complète – Une reconstitution de la clause avec les clauses parentes. Cela vous permettra de voir l’obligation dans son contexte complet.

Classifications des clauses

Les clauses des OCNC peuvent être classées comme suit :

• Obligation – Contient des informations sur ce qu’une entité non gouvernementale doit ou ne doit pas faire.
• Applicabilité – Contient des informations sur l’applicabilité du document, ou d’une sous-section du document.
• Obligation pour le gouvernement – Contient des informations sur ce que le gouvernement peut ou ne peut pas faire
• Information – Contient des informations qui ne relèvent d’aucune des catégories ci-dessus.

Vous pouvez filtrer vos OCNC par classe en utilisant le filtre en haut de la page.

La rangée d’une clause classée comme obligation apparaîtra en jaune, ce qui facilitera son identification.

Recherche de clauses

Au niveau des clauses, la barre de recherche située en haut de la page vous permet de rechercher des clauses spécifiques dans un document.

Vous pouvez effectuer une recherche par mot-clé pour trouver toutes les clauses qui contiennent ce mot spécifique dans leur texte.

Vous pouvez utiliser les filtres en haut de la page pour réduire les résultats de votre recherche et filtrer vos documents par évaluation, type de clause, thèmes, catégorie, partie responsable et champ d’utilisateur.

Supprimer les obligations de conformité au niveau de la clause

Si vous ne souhaitez plus suivre un document au niveau de la clause, les administrateurs de compte peuvent supprimer les enregistrements de OCNC en suivant les étapes ci-dessous:

• Allez aux OCNC que vous souhaitez supprimer
• Cliquez sur le « X » à côté de son titre sur la page OCNC.

• Tapez ‘delete’ dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche pour confirmer la suppression.

Lorsque vous supprimez un enregistrement OCNC, toutes les actions, évaluations et historiques de révision associés aux clauses seront définitivement supprimées.